Типичные ошибки в языке и стиле делового письма

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

· Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

· Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

· Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

· Неправильное использование слов и терминов.

· Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

· Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

· Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма. [Теппер, 1994]

Заключение

Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Список литературы

1. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.

2. Википедия [электронный ресурс] – режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B5_%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%BE

3. Загорская А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с.

4. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высшая школа, 1982. – 259 с.

5. Тейлор К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997. – 176 с.

6. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит: ЮНИТИ, 1994. – 231 с.

Источник

Типичные ошибки в деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: грамматические, структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

г) склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам, но не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре, например: заявление Анатолия Федорчука; письмо Ольги Федорчук; просьба супругов Федорчук.

Например: «Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (семидесятью) шестью рабочими предприятия». Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной норм.

В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о. Например: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы» (отметил важность).

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей.

Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием:

а) деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах, например: Учитывая. ; Считая. ; Принимая во внимание. ; Руководствуясь. и т. п.;

б) составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов. Например: «Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха». Правильный вариант: «Проработав всего три недели, она испортила отношения с главным бухгалтером».

Часто встречаются ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Например: «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию». В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно — расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: «Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года».

Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки: например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

В деловых бумагах часто встречаются различные лексические ошибки.

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Например: «Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен)». Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем. (в этом. ); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание. Например: «150 рублей денежных средств. « или «Следует учитывать следующие факторы. « и т. п.

Например: «Командировочный прибыл в указанное время». Командировочный образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить командировочные). Командированный — человек, направленный в командировку (командированный специалист).

Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например: «Высылаем ответ на ваше требование от 12.05.2006». В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.

Нормы употребления фразеологизмов подчиняются исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией, и являются обязательными для всех. Часто встречается искажение состава фразеологизмов в результате лексических подмен. Например: «Предложения финансового отдела оказались ниже любой критики (всякой критики)».

Специалисты советуют: “Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно”. Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Кроме того, часто встречается стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи. Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т. п.). Не соответствует деловой речи такая, например, фраза: «Меньший налог — вот стимул приватизации, и не надо никого через колено ломать».

К техническим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма. Будьте аккуратны и внимательны, тогда ваши деловые письма будут выполнены на должном уровне.

Источник

Самые популярные ошибки, недопустимые в деловой переписке

«Если бы я был хозяином кафе, я в меню написал бы: «вкуснОе кофе экспрессо – 50 рублей» и «вкуснЫй кофе эспрессо – 100 рублей». И смотрел бы, как эти грамотеи предают свои идеалы…»

Если самые популярные ошибки в устной речи порой просто «режут слух», то самые популярные ошибки в письменной речи могут иметь гораздо более серьёзные последствия. Письменный деловой этикет требует безупречной лексики, орфографии и грамматики. К сожалению, при ведении деловой переписки довольно часто приходится сталкиваться с откровенной неграмотностью или стилистической глухотой. Вот самые популярные ошибки, недопустимые в деловой переписке :

1. «Доброго времени суток!»

Эта фраза входит в число главных раздражителей для носителей грамотного русского языка. Конечно, есть люди, которые относятся к такому приветствию вполне нейтрально, но не стоит рисковать: никогда нельзя быть уверенным в том, что не наткнешься на ярого ненавистника такой «формулы», который, увидев ее в вашем письме, удалит навсегда ваши контакты.

Как правильно: «Добрый день», «Добрый вечер».

Хуже вышеописанного приветствия для многих может быть только употребление предлога «касаемо». Несмотря на то, что предлог «касаемо» входит в состав русского литературного языка, это слово отмечено в словарях как народно-разговорное. Филологи не рекомендуют его употреблять в официальной, деловой речи.

Как правильно: во всех случаях разговорное «касаемо» можно заменить стилистически нейтральным «касательно» или оборотом «что касается».

3. «Дорогой, Иван Иванович!»

Удивительно, но запятая в этом, казалось бы, неподходящем месте встречается довольно часто. Все объясняется просто: пишущий думает, что обращение – это Иван Иванович. А ведь все еще со школы помнят: обращение надо выделять запятыми! Логика неверная.

Как правильно: обращение в данном случае – это все сочетание целиком, то есть «Дорогой Иван Иванович». Так что внутри никаких знаков нет.

4. Местоимение «вы», написанное не с той буквы

Люди, которые допускают эту ошибку, делятся на две категории. Первые в порыве гипертрофированной вежливости везде и всем пишут «Вы», даже если речь идет о группе людей, а не об одном человеке. Вторые, напротив, не утруждают себя прописной буквой и все пишут со строчной (маленькой). И то и другое – ошибки. И то и другое раздражает. Так же, как «возвышение» местоимения «ты» – никакой большой буквы оно не требует ни при каких обстоятельствах. Исключение составляют лишь религиозные тексты.

Как правильно. Чтобы избежать ошибок, просто запомните: если пишете одному человеку, то обращайтесь к нему на «Вы», если же речь идет о нескольких людях, то им надо писать «вы».

5. «Согласно плана и устава»

Ничего не надо придумывать, просто загляните в словарь «Управление в русском языке» (под редакцией Розенталя). Там ясно сказано, что правильный вариант управления — именно «согласно (чему?) планУ». Предлог «согласно» управляет дательным падежом.

Как правильно: «согласно плану, уставу, рассказу»

Борцы за чистоту языка больше всего боятся, что когда-нибудь в словарь попадет этот вариант множественного числа существительного «договор». Пока можно спать спокойно – ни один словарь так говорить и писать не разрешает. Правильно только «договоры». А в Большом орфоэпическом словаре даже есть строгое примечание в скобках: «Не договорА!»

Как правильно: «договоры, редакторы, секторы»

Вы спросите, где же тут ошибка? Все просто: она в числительном, точнее, в том, что за ним следует. В этом случае так называемое наращение (-х) использовать не надо. Точно так же, как не нужно его использовать и еще в нескольких случаях: при записи календарных чисел (не надо писать «22-го марта»); в компании с римскими цифрами (никаких Людовиков XIV-ых, пожалуйста); при номерах страниц или томов, если родовое слово стоит ПЕРЕД числительным («на странице 196-ой» – так писать нельзя); 50-тилетие. Поздравлять коллег с 50-тилетием, 50 летием или 50-ти летием ни в коем случае ненужно. Если коллеги грамотные, нарветесь на неприятности. Правильный вариант написания такого сочетания — 50-летие. И никак иначе.

Как правильно: «2 сотрудников, 22 марта, Иван IV, на странице 196, 50-летие»

8. «впоследствиЕ» и «вследствиИ»

Эти слова, нужные в деловой переписке, на самом деле пишутся наоборот: наречие «впоследствии» и предлог «вследствие». Но их часто путают. Попробуйте запомнить так: чем длиннее слово, тем больше в конце букв «и» (впоследствии). И чем короче слово, тем «и» меньше (вследствие).

Как правильно: «вследствие, впоследствии»

Вы скажете, что тут все в порядке? Не совсем. Счет-фактура – составное существительное, и склоняться должны обе его части.

Как правильно: «Есть счет-фактура, нет счетА-фактуры, подумать о счетЕ-фактуре» – и так далее. Не ленитесь изменять обе части!

10. «С уважением, Иванов.»

Точка после подписи. Запомните, что в деловом письме точка после подписи не ставится! Все дело в том, что подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), а он законченного предложения собой не представляет.

Как правильно: «С уважением, Ваши 5 Лучших Советов»

11. «Достаточно много»

Вместо «довольно» нельзя употреблять наречие «достаточно»!

Как правильно: «Довольно много хороших слов» или «Достаточно хороших слов»

12. имеет место быть

Употребление слова «быть» здесь абсолютно излишне.

Как правильно: «Имеет место».

В русском языке нет слова « вообщем ». Есть слова «вообще» и «в общем».

Значения слова « вообще» : совсем, абсолютно, при любых условиях, обычно, в целом, всегда, постоянно, во всём, то же, что «вообще говоря» (вводное слово, выделяется знаками препинания, обычно запятыми).

Значения выражения « в общем» : не касаясь частностей, подробностей, вообще. Вводное слово, которое употребляется для обобщения предшествующих высказываний.

Как правильно: «Вообще это верно, но бывают исключения», «В общем, мы призываем вас к грамотности!»

Источник

Поделиться с друзьями
admin
Оцените автора
( Пока оценок нет )
Как переводится?
Adblock
detector