Типичные ошибки в языке и стиле документов

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

· Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

· Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

· Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

· Неправильное использование слов и терминов.

· Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

· Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

· Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма. [Теппер, 1994]

Заключение

Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Список литературы

1. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.

2. Википедия [электронный ресурс] – режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B5_%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%BE

3. Загорская А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с.

4. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высшая школа, 1982. – 259 с.

5. Тейлор К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997. – 176 с.

6. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит: ЮНИТИ, 1994. – 231 с.

Источник

Самые популярные ошибки, недопустимые в деловой переписке

«Если бы я был хозяином кафе, я в меню написал бы: «вкуснОе кофе экспрессо – 50 рублей» и «вкуснЫй кофе эспрессо – 100 рублей». И смотрел бы, как эти грамотеи предают свои идеалы…»

Если самые популярные ошибки в устной речи порой просто «режут слух», то самые популярные ошибки в письменной речи могут иметь гораздо более серьёзные последствия. Письменный деловой этикет требует безупречной лексики, орфографии и грамматики. К сожалению, при ведении деловой переписки довольно часто приходится сталкиваться с откровенной неграмотностью или стилистической глухотой. Вот самые популярные ошибки, недопустимые в деловой переписке :

1. «Доброго времени суток!»

Эта фраза входит в число главных раздражителей для носителей грамотного русского языка. Конечно, есть люди, которые относятся к такому приветствию вполне нейтрально, но не стоит рисковать: никогда нельзя быть уверенным в том, что не наткнешься на ярого ненавистника такой «формулы», который, увидев ее в вашем письме, удалит навсегда ваши контакты.

Как правильно: «Добрый день», «Добрый вечер».

Хуже вышеописанного приветствия для многих может быть только употребление предлога «касаемо». Несмотря на то, что предлог «касаемо» входит в состав русского литературного языка, это слово отмечено в словарях как народно-разговорное. Филологи не рекомендуют его употреблять в официальной, деловой речи.

Как правильно: во всех случаях разговорное «касаемо» можно заменить стилистически нейтральным «касательно» или оборотом «что касается».

3. «Дорогой, Иван Иванович!»

Удивительно, но запятая в этом, казалось бы, неподходящем месте встречается довольно часто. Все объясняется просто: пишущий думает, что обращение – это Иван Иванович. А ведь все еще со школы помнят: обращение надо выделять запятыми! Логика неверная.

Как правильно: обращение в данном случае – это все сочетание целиком, то есть «Дорогой Иван Иванович». Так что внутри никаких знаков нет.

4. Местоимение «вы», написанное не с той буквы

Люди, которые допускают эту ошибку, делятся на две категории. Первые в порыве гипертрофированной вежливости везде и всем пишут «Вы», даже если речь идет о группе людей, а не об одном человеке. Вторые, напротив, не утруждают себя прописной буквой и все пишут со строчной (маленькой). И то и другое – ошибки. И то и другое раздражает. Так же, как «возвышение» местоимения «ты» – никакой большой буквы оно не требует ни при каких обстоятельствах. Исключение составляют лишь религиозные тексты.

Как правильно. Чтобы избежать ошибок, просто запомните: если пишете одному человеку, то обращайтесь к нему на «Вы», если же речь идет о нескольких людях, то им надо писать «вы».

5. «Согласно плана и устава»

Ничего не надо придумывать, просто загляните в словарь «Управление в русском языке» (под редакцией Розенталя). Там ясно сказано, что правильный вариант управления — именно «согласно (чему?) планУ». Предлог «согласно» управляет дательным падежом.

Как правильно: «согласно плану, уставу, рассказу»

Борцы за чистоту языка больше всего боятся, что когда-нибудь в словарь попадет этот вариант множественного числа существительного «договор». Пока можно спать спокойно – ни один словарь так говорить и писать не разрешает. Правильно только «договоры». А в Большом орфоэпическом словаре даже есть строгое примечание в скобках: «Не договорА!»

Как правильно: «договоры, редакторы, секторы»

Вы спросите, где же тут ошибка? Все просто: она в числительном, точнее, в том, что за ним следует. В этом случае так называемое наращение (-х) использовать не надо. Точно так же, как не нужно его использовать и еще в нескольких случаях: при записи календарных чисел (не надо писать «22-го марта»); в компании с римскими цифрами (никаких Людовиков XIV-ых, пожалуйста); при номерах страниц или томов, если родовое слово стоит ПЕРЕД числительным («на странице 196-ой» – так писать нельзя); 50-тилетие. Поздравлять коллег с 50-тилетием, 50 летием или 50-ти летием ни в коем случае ненужно. Если коллеги грамотные, нарветесь на неприятности. Правильный вариант написания такого сочетания — 50-летие. И никак иначе.

Как правильно: «2 сотрудников, 22 марта, Иван IV, на странице 196, 50-летие»

8. «впоследствиЕ» и «вследствиИ»

Эти слова, нужные в деловой переписке, на самом деле пишутся наоборот: наречие «впоследствии» и предлог «вследствие». Но их часто путают. Попробуйте запомнить так: чем длиннее слово, тем больше в конце букв «и» (впоследствии). И чем короче слово, тем «и» меньше (вследствие).

Как правильно: «вследствие, впоследствии»

Вы скажете, что тут все в порядке? Не совсем. Счет-фактура – составное существительное, и склоняться должны обе его части.

Как правильно: «Есть счет-фактура, нет счетА-фактуры, подумать о счетЕ-фактуре» – и так далее. Не ленитесь изменять обе части!

10. «С уважением, Иванов.»

Точка после подписи. Запомните, что в деловом письме точка после подписи не ставится! Все дело в том, что подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), а он законченного предложения собой не представляет.

Как правильно: «С уважением, Ваши 5 Лучших Советов»

11. «Достаточно много»

Вместо «довольно» нельзя употреблять наречие «достаточно»!

Как правильно: «Довольно много хороших слов» или «Достаточно хороших слов»

12. имеет место быть

Употребление слова «быть» здесь абсолютно излишне.

Как правильно: «Имеет место».

В русском языке нет слова « вообщем ». Есть слова «вообще» и «в общем».

Значения слова « вообще» : совсем, абсолютно, при любых условиях, обычно, в целом, всегда, постоянно, во всём, то же, что «вообще говоря» (вводное слово, выделяется знаками препинания, обычно запятыми).

Значения выражения « в общем» : не касаясь частностей, подробностей, вообще. Вводное слово, которое употребляется для обобщения предшествующих высказываний.

Как правильно: «Вообще это верно, но бывают исключения», «В общем, мы призываем вас к грамотности!»

Источник

Типичные языковые ошибки в текстах документов

Использование слов в деловом языке должно регламентироваться теми же нормами, что и в литературном языке. Слово должно употребляться с учетом, во-первых, его лексического значения; во-вторых, его стилистической окраски (принадлежности); в-третьих, его лексической сочетаемости.

Распространенной ошибкой в текстах документов являются неоправданные повторы однокоренных слов: Разработать и утвердить Положение об утверждении порядка выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Тавтология в данном случае легко устраняется путем редактирования: Разработать и утвердить Положение о процедуре выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Также необходимо помнить о другом виде речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов – плеоназме: совместное сотрудничество исправительных учреждений со структурами гражданского общества, при обоюдном взаимном согласии сотрудников всех служб.

Нарушение лексической сочетаемости встречается в официально-деловой письменной речи не только в случае употребления одного из слов-паронимов, но и у слов с так называемой регламентированной сочетаемостью: провести контроль (вместо осуществить контроль) и т.п.

Самыми распространенными грамматическими ошибками в текстах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления. Так, например, в деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогомо (вопрос о транспортировке, решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления: доложить происходящее начальнику (правильно: доложить о происходящем начальнику), отметить о важности предпринятых мер (правильно: отметить важность).

Частотны в документах нарушения грамматической структуры клишированных словосочетаний, среди которых много синонимичных: свойственный (кому?) — характерный (для кого?); отказаться (от чего?) — отвергать (что?). Они часто используют различные падежи управления, т.е. имеют различные модели управления. В случае затруднения в выборе падежной формы управляемого слова нужно обращаться к словарям. Например, к словарю-справочнику Д. Э. Розенталя «Управление в русском языке». В нем даны не только грамматические модели словосочетаний, но и примеры их использования в письменной речи.

При передаче отношений принадлежности использование конструкций с предлогом по является ошибкой:

Неправильно Правильно
Дательный падеж Родительный падеж
Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний по Самарской области Подразделение по делопроизводству Следственный комитет по Ленинскому району Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний Самарской области Подразделение делопроизводства Следственный комитет Ленинского района

Подобные ошибки возникают также вследствие неразличения предложных конструкций с предложным падежом и конструкций с дательным падежом:

Неправильно Правильно
Дательный падеж Предложный падеж
распоряжение по переводу сотрудников распоряжение по премиям распоряжение о переводе сотрудников распоряжение о премиальных выплатах

Кроме того указанные грамматические ошибки появляются из-за использования формы несогласованного определения вместо согласованного:

Неправильно Правильно
обязательства по договору обязанности по должности подрядчики по обслуживанию жилищного фонда договорные обязательства должностные обязанности подрядчики, обслуживающие жилищный фонд

Достаточно часто в деловых текстах встречаются ошибки в выборе падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные сочетания. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом.

Употребление предлогов и предложных сочетаний

Употребляются с Р.п. (чего?)

Употребляются с Д.п. (чему?) в отношении в продолжение в силу в сопровождении в сторону в течение в целях ввиду во избежание впредь до вследствие за счет касательно насчет независимо от относительно по линии по мере по причине при посредстве со стороны благодаря в отношении к вопреки применительно к согласно сообразно соответственно

Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога «согласно» с родительным падежом вместо дательного. Верно: согласно инструкции, согласно прилагаемому списку, согласно приказу.

Предложные сочетания с временным значением — «после чего-нибудь» (Род. п.) — пишутся на конце с и: по окончании расследования, по истечении срока заключения, по прибытии комиссии, по возвращении из командировки, — если в их состав входит предлог «по».

Составители деловых бумаг допускают ошибки при употреблении деепричастных оборотов, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Ошибка: Решая вопрос об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима, возникли осложнения с налоговой инспекцией. Правильный вариант: В ходе решения вопроса об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима возникли осложнения с налоговой инспекцией.

Трудность для составителей документов представляет использование числительных в косвенных падежах, особенно при озвучивании текста документа, т.к. в большинстве случаев на письме допускается цифровое обозначение числительных. Здесь необходимо помнить, что при склонении сложных и составных числительных изменяются обе части слова или все слова, входящие в состав числительного. Пример: Общеобразовательное обучение осужденных организовано в 315 (трехстах пятнадцати) вечерних общеобразовательных школах и 521 (пятистах двадцати одном) учебно-консультационном пункте, 339 (трехстах тридцати девяти) профессиональных училищах. В составных порядковых числительных (включая даты) склоняется только последнее слово. Пример: На 1 января 2010 (две тысячи десятого) года; к 2010 (две тысячи десятому) году количество осужденных достигло…; на период до 2020 (две тысячи двадцатого) года; с 25 (двадцать пятого) по 29 (двадцать девятое) января.

Спорным моментом в текстах документов также является склонение ряда фамилий. Следует помнить, что:

3) не склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к женщинам – письмо от Анны Штайкман; склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к мужчинам – письмо от Николая Штайкмана.

4) не склоняются фамилии, совпадающие по звучанию с именами нарицательными – Мельник, Муха, Соловей.

5) как правило, склоняются иноязычные фамилии на безударные –а (-я) – песни Окуджавы.

Если употребление фамилии в косвенных падежах непоследовательно, т.е. в одних документах фамилия склоняется, а в других – нет, лучше не склонять. Кроме того, в спорных случаях нужно обращаться к сложившимся в семье традициям, учитывать мнение носителя фамилии.

При написании документа важно не только правильно употреблять слова и словоформы, но и соблюдать синтаксические нормы. Нарушения, связанные с синтаксической организацией текста, не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.

При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:

· составные и фразеологизированные сказуемые: следует внести ясность, разрешается ввести в эксплуатацию, несет ответственность, принимает на себя обязательства;

· клишированные и устойчивые словосочетания: найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, внести дополнения (уточнения), в установленном порядке, по причине срыва сроков исполнения документов и т.п. – за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями: внести полную ясность, в установленном законом порядке, внести существенные дополнения;

Контроль за выполнением данного постановления возложить на. ;

За нарушение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Предложения и дополнения принимаются в установленном законом порядке.

Нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слова, которое оно распространяет.

Таким образом, при составлении текста документа особое внимание следует обращать на соблюдение языковых норм, нарушение которых приводит к ошибкам, таким как неоправданные повторы, неправильное словоупотребление, тавтология, неудачное построение предложения и др.

Дата добавления: 2018-05-13 ; просмотров: 2084 ;

Источник

Поделиться с друзьями
admin
Оцените автора
( Пока оценок нет )
Как переводится?
Adblock
detector